Otter.ai : assistant de réunion intelligent avec outil de transcription vocale en temps réel

Introduction générale

Otter.ai est un outil de gestion de réunion et de transcription vocale alimenté par l'IA dont la fonction principale est de convertir la voix en texte en temps réel et de générer automatiquement des notes de réunion, des résumés et des éléments d'action. Il est intelligemment alimenté par un agent de réunion IA qui rejoint automatiquement des réunions telles que Zoom, Google Meet, et plus encore, capturant des informations clés et aidant les utilisateurs à gagner du temps d'enregistrement. otter.ai offre des applications web, iOS, et Android avec un support de synchronisation multi-appareils et une interface intuitive. Il dispose également d'intégrations approfondies avec des outils tels que Salesforce et Slack, ce qui le rend idéal pour les équipes d'entreprise, les étudiants et les travailleurs du secteur des médias. Les utilisateurs peuvent interagir avec l'IA par le biais de commandes vocales pour obtenir rapidement des informations sur les réunions et améliorer la productivité.

Liste des fonctions

• Transcription vocale en temps réel : convertissez instantanément le discours d'une conférence ou d'un exposé en texte avec une précision allant jusqu'à 95%.
• AI Meeting Agent : Participez automatiquement à des réunions virtuelles, enregistrez du son, transcrivez du texte et capturez des diapositives.
• Résumés automatisés : générez de courts résumés de réunion mettant en évidence les points clés.
• Attribution de tâches : identifie les tâches de la réunion, génère automatiquement des listes de tâches et attribue des responsables.
• AI Chat : réponse aux questions sur la base d'un contenu transcrit, aide à la génération d'e-mails ou de calendriers.
• Commandes vocales : réveillez l'IA en disant "Hey Otter" pour vérifier le contenu des réunions passées.
• Capture de diapositives : enregistrez automatiquement les diapositives partagées lors de réunions virtuelles.
• Édition collaborative : les équipes peuvent mettre en évidence les points saillants, ajouter des commentaires et collaborer en temps réel.
• Recherche intelligente : la transcription du contenu par mots-clés permet de localiser rapidement les informations.
• Agents d'intelligence artificielle spécialisés : ils offrent des fonctions exclusives pour la vente, le recrutement, l'éducation et les médias.
• Intégration multiplateforme : Prise en charge de Zoom, Google Meet, Microsoft Teams, Salesforce, Slack et plus encore.
• Exportation de fichiers : les transcriptions peuvent être exportées aux formats TXT, PDF, SRT ou MP3.

Utiliser l'aide

Enregistrement et installation

Otter.ai est facile à utiliser et ne nécessite aucune installation compliquée :

1. entretiens https://otter.ai Ou téléchargez l'application iOS (App Store), les applications Android (Google Play) ou une extension Chrome.
2. Cliquez sur "Démarrer gratuitement" pour vous inscrire à l'aide de votre compte Google, Microsoft, Apple ou de votre adresse e-mail.
3. L'inscription par courrier électronique nécessite une vérification de l'adresse électronique et prend environ 2 à 3 minutes.
4. Une fois connecté, vous pouvez vous connecter à votre calendrier Google ou Microsoft et Otter.ai reconnaîtra automatiquement l'horaire de la réunion.

Fonction principale Fonctionnement

1. transcription en temps réel

• en ligneAprès vous être connecté, cliquez sur "Enregistrer" pour commencer l'enregistrement ou téléchargez des fichiers audio/vidéo (MP3, WAV, MP4, etc.). Affichage en temps réel du texte enregistré avec mise en évidence mot par mot.
• mobilePour enregistrer : Ouvrez l'application et appuyez sur "+" pour enregistrer, prenez en charge le téléphone portable ou le microphone Bluetooth.
• précisionOtter.ai est précis dans la transcription jusqu'à 95% et prend en charge l'anglais (accents multiples), l'espagnol et le français. Les utilisateurs peuvent éditer manuellement pour corriger les erreurs.

2. l'agent de réunion AI

L'agent de réunion IA d'Otter.ai est l'élément central de la solution : il rejoint automatiquement les réunions virtuelles :

• mettre en placeL'agent reconnaîtra les liens vers les réunions Zoom, Google Meet ou Microsoft Teams.
• jointure automatiqueActivez "OtterPilot" et l'agent pourra participer à des réunions, enregistrer du son, transcrire du texte et capturer des diapositives sans avoir à le faire manuellement.
• enregistrement manuelLorsqu'il n'y a pas de lien avec le calendrier, ouvrez l'application ou l'extension Chrome et cliquez sur "Enregistrer" pour commencer.
• Capture des diapositivesL'agent enregistre automatiquement les diapositives des écrans partagés, en intégrant le texte transcrit pour fournir un enregistrement complet.

3. les résumés automatisés et les actions à entreprendre

• résumésA la fin de la session, Otter.ai génère un résumé de 30 secondes couvrant les points clés de la discussion. Les utilisateurs le visualisent en haut de la page de transcription.
• point d'actionL'IA reconnaît les tâches (par exemple, "Veuillez remettre le rapport avant vendredi") et génère une liste de choses à faire, qui s'affiche en haut de la note. Les utilisateurs peuvent attribuer des responsabilités manuellement.
• compilateurCliquez sur un résumé ou un élément d'action pour modifier le contenu ou ajouter une note.

4. chat AI et commandes vocales

• Chat sur l'IACliquez sur "Chat with Otter" sur la page de transcription et saisissez une question telle que "Quelles tâches ont été mentionnées lors de la réunion ?" ou "Résumez les besoins du client". L'IA permet de générer des projets d'e-mails ou de plans sur la base des réponses transcrites.
• commande vocale (pour la reconnaissance vocale par ordinateur). : Dites "Hey Otter" et recherchez l'historique de la réunion, par exemple "Qu'a-t-on dit sur le budget lors de la réunion de la semaine dernière ? . Une prononciation claire est nécessaire et un environnement calme est recommandé.

5. les agents spécialisés de l'IA

Otter.ai propose quatre agents d'IA exclusifs optimisés pour différents scénarios :

• agent commercialLes ventes en ligne : Enregistrez automatiquement les appels des clients, générez des e-mails de suivi et synchronisez-les avec Salesforce ou HubSpot afin d'améliorer la productivité des ventes.
• Agent de recrutementTranscription en temps réel des entretiens, extraction des informations sur les candidats, synchronisation avec Greenhouse via Zapier, aide à la génération de courriels de feedback.
• Agent éducatifLe logiciel de gestion des cours : Il enregistre automatiquement les cours, génère des notes structurées et les synchronise avec Google Docs pour que les étudiants puissent les réviser.
• Agents des médiasLes services d'information et d'orientation (SIAO) : rassembler les interviews enregistrées, extraire les citations clés et générer des plans d'articles pour aider les journalistes ou les créateurs de contenu.

6. collaboration et partage

• compilateurotter.ai : Cliquez pour transcrire le texte, corriger les erreurs ou étiqueter les locuteurs. otter.ai apprend les caractéristiques de la parole pour optimiser la reconnaissance ultérieure.
• coordinationL'équipe peut ajouter une note en temps réel en sélectionnant le texte et en cliquant sur "Surligner" ou "Commenter".
• partager (joies, avantages, privilèges, etc.) avec les autresNotes : partagez des notes via des liens, ou envoyez-les à Slack ou à un courriel. Permet de définir des autorisations d'affichage.
• dériverCliquez sur "Exporter" pour sélectionner le format TXT, PDF, SRT (pour les sous-titres) ou MP3. Les utilisateurs avancés peuvent exporter par lots.

7. intégration et synchronisation

Otter.ai prend en charge l'intégration de plusieurs outils :

• Plates-formes de conférenceZoom, Google Meet, Microsoft Teams, transcrivent et génèrent automatiquement des notes.
• Outils de productivitéLes outils d'aide à la décision sont les suivants : Slack (partage de résumés), Asana (synchronisation des actions), Notion (organisation des notes).
• Système de gestion de la relation client (CRM)Les compétences requises sont les suivantes : Salesforce, HubSpot, push automatisé des informations sur les clients.
• Gestion des documentsLes outils d'aide à la décision : Dropbox (téléchargement de fichiers audio), Google Docs (synchronisation des notes).
• gestion de projet: Jira (mise à jour des tâches) pour maintenir l'équipe sur la bonne voie.

8. vocabulaire personnalisé

• Allez dans Paramètres > Vocabulaire personnalisé.
• Saisissez un nom propre ou un terme (par exemple, le nom d'une entreprise) et ajoutez 5 à 200 mots à la fois (en fonction de la formule d'abonnement).
• Otter.ai donne la priorité à la reconnaissance de ces mots pour améliorer la précision de la transcription.

plan d'abonnement

Otter.ai propose des options de tarification flexibles :

• plan gratuit: 300 minutes de transcription par mois, limitées à 30 minutes par enregistrement, et importation à vie de 3 fichiers audio/vidéo. Comprend les intégrations de base (Zoom, Slack, etc.) et les résumés automatiques.
• plan d'entrepriseLe logiciel est disponible à partir de 20 $ par utilisateur et par mois, avec une période d'essai gratuite de 7 jours. Offre 6 000 minutes de transcription, jusqu'à 4 heures par enregistrement, importation audio/vidéo illimitée, édition collaborative et fonctions avancées d'espace de travail.
• plan d'entrepriseSolution personnalisée, équipe de vente à contacter, convient aux grandes organisations, comprend des fonctions de sécurité et de gestion avancées.

mise en garde

• qualité audioIl est recommandé d'utiliser un microphone de haute qualité, qui transcrit mieux dans un environnement silencieux.
• Respect de la vie privéeLes enregistrements sont soumis au consentement des participants et aux réglementations locales. otter.ai utilise le stockage crypté AWS S3, qui est conforme à la CCPA et au GDPR.
• Gestion du stockageLes fichiers de transcription sont sauvegardés dans le nuage et peuvent être supprimés par l'utilisateur à tout moment et conservés dans la corbeille pendant 30 jours.

scénario d'application

1. Gestion des conférences en entreprise
   Les équipes utilisent l'AI Meeting Agent pour enregistrer les réunions interdépartementales. L'agent se joint automatiquement à Zoom, génère des résumés et des actions, et se synchronise avec Asana pour que les responsables puissent rapidement suivre l'avancement des tâches.
2. Compte rendu des conférences académiques
   Les élèves enregistrent le contenu des cours par l'intermédiaire d'un agent pédagogique. L'IA rassemble les notes structurées et les synchronise avec Google Docs. La fonction de recherche permet de revoir rapidement les points forts de l'examen.
3. Vente Suivi des clients
   Les équipes de vente enregistrent les appels des clients avec les agents commerciaux. ai extrait des informations, génère des e-mails de suivi et les envoie automatiquement à Salesforce pour améliorer l'efficacité de la conclusion des affaires.
4. Création de contenu médiatique
   Les journalistes utilisent des agents médias pour transcrire les interviews. L'IA permet d'extraire les citations clés, de générer des ébauches d'articles, de gagner du temps lors de la compilation et convient pour les articles d'actualité ou la production de podcasts.
5. Optimisation du processus de recrutement
   Les recruteurs transcrivent les entretiens avec les agents d'embauche. L'IA extrait les informations relatives aux candidats, génère des évaluations et les synchronise avec Greenhouse afin de rationaliser le processus de prise de décision.

QA

1. Quelles sont les langues prises en charge par Otter.ai ?
   L'anglais (y compris l'américain, le britannique, l'australien et de nombreux autres accents), l'espagnol et le français sont pris en charge. D'autres langues ne sont pas prises en charge pour l'instant, et la terminologie peut être optimisée grâce à un vocabulaire personnalisé.
2. Comment l'agent AI Meeting rejoint-il une réunion ?
   Lorsqu'il est connecté à un calendrier Google ou Microsoft, l'agent reconnaît automatiquement le lien de la réunion et s'y joint. Si aucun lien n'est disponible, ouvrez manuellement l'application ou l'extension Chrome pour enregistrer.
3. Quelle est la différence entre la version gratuite et la version payante ?
   La version gratuite est limitée à 300 minutes de transcription, 30 minutes par segment et 3 importations de fichiers. L'édition Business propose 6 000 minutes, des importations et une collaboration illimitées. L'édition Entreprise permet la personnalisation.
4. Le contenu transcrit est-il sûr ?
   Otter.ai utilise le cryptage AES-256 et est conforme à la CCPA, au GDPR et à la section 508. La double authentification est prise en charge et les utilisateurs peuvent supprimer les données à tout moment.
5. Comment améliorer la précision de la transcription ?
   Utilisez un microphone de haute qualité pour garder l'environnement silencieux et ajoutez du vocabulaire personnalisé. L'édition manuelle après la transcription permet une optimisation supplémentaire.