Docs : outils open source de gestion collaborative de notes et de documents

Introduction générale

Docs est une plateforme open source de prise de notes collaborative et de gestion de documents développée par l'équipe de suitenumerique. Elle utilise Django et Réagir Construit avec la technologie, l'objectif est de fournir un outil facile à utiliser qui aide les utilisateurs à prendre des notes, à gérer des documents et à partager des connaissances. Cette plateforme prend en charge la collaboration en temps réel entre plusieurs personnes et convient à une utilisation en équipe. Son design s'inspire de Notion Docs est une nouvelle version du logiciel, entièrement gratuite et open source, qui peut être déployée par les utilisateurs eux-mêmes. Il offre des fonctionnalités de base pour l'édition de documents, ainsi que des fonctions utiles telles que la synchronisation hors ligne et l'exportation de fichiers. Docs, dont l'objectif principal est de rendre la gestion des connaissances plus efficace, fait l'objet d'une mise à jour continue et devrait être officiellement lancé en février 2025.

Liste des fonctions

• Édition collaborative en temps réelLe système d'échange de fichiers : plusieurs personnes modifient le même document en même temps, et les modifications sont synchronisées en temps réel.
• synchronisation hors ligneVous pouvez rédiger des notes sans connexion internet et elles sont automatiquement synchronisées lorsque vous êtes connecté à l'internet.
• format simpleLe logiciel de gestion de l'information : Il permet une mise en page de base sans syntaxe Markdown complexe.
• Exportation de documentsLes documents peuvent être exportés au format PDF, Word et autres.
• Aides à l'IALe service d'aide à la rédaction : il assure des fonctions telles que la génération de texte, le résumé de contenu, la traduction, etc.
• gestion des droitsLes documents peuvent être consultés ou modifiés par les personnes de leur choix, afin de préserver la vie privée.
• Wiki intégréLes notes de l'équipe sont regroupées dans une base de connaissances.
• Prise en charge multilingue: Soutien à la traduction par le biais de la plateforme Crowdin pour les utilisateurs internationaux.

Utiliser l'aide

Docs est un outil qui doit être déployé localement ou sur un serveur, et il n'existe pas de version en ligne facilement disponible. Voici un guide d'installation et d'utilisation détaillé pour vous permettre de démarrer rapidement.

Processus d'installation

Docs nécessite Docker et Docker Compose pour fonctionner, assurez-vous donc qu'ils sont installés sur votre ordinateur. Les versions officielles recommandées sont Docker 20.10.2 et Docker Compose 2.32.4. Vous pouvez vérifier les versions à l'aide des commandes suivantes :

docker -v
docker compose version

Si vous ne l'avez pas installé, vous pouvez aller sur le site officiel de Docker pour le télécharger et l'installer. Après l'avoir installé, ajoutez votre utilisateur au groupe Docker pour ne pas avoir à taper sudo de l'ordre. L'ordre est le suivant :

sudo usermod -aG docker $USER

Redémarrez ensuite votre ordinateur pour qu'il prenne effet.

Ensuite, téléchargez le code Docs. Ouvrez un terminal et tapez :

git clone https://github.com/suitenumerique/docs.git
cd docs

Une fois le code téléchargé, rendez-vous sur docs pour commencer à construire le projet. Exécutez la commande suivante :

docker compose up --build

Cette commande téléchargera automatiquement les dépendances, créera la base de données et démarrera le service. Il se peut que vous deviez attendre quelques minutes pour le premier lancement. Si le terminal indique que le service a démarré avec succès, l'installation est terminée.

Les documents sont exécutés par défaut à l'adresse locale http://localhost:3000. Ouvrez votre navigateur et entrez cette adresse pour y accéder. Si vous souhaitez vous connecter avec un compte de test, une adresse électronique officielle est fournie. test.docs@yopmail.com et mots de passe I'd<3ToTestDocs.

Principales fonctions

Création et édition de documents

Après vous être connecté, cliquez sur le bouton "Nouveau document" de la page, Docs ouvrira une page vierge dans laquelle vous pourrez directement saisir du texte. L'interface d'édition est très simple et prend en charge le formatage de base tel que le gras, l'italique, le titre, etc. Lorsque vous éditez avec plusieurs utilisateurs, vous verrez les curseurs et les changements des autres personnes en temps réel. Lorsque vous éditez avec plusieurs utilisateurs, vous verrez les curseurs et les modifications des autres personnes s'afficher en temps réel.

synchronisation hors ligne

Si le réseau est en panne, Docs enregistrera automatiquement vos modifications localement. Une fois le réseau rétabli, cliquez sur le bouton "Synchroniser" dans le coin supérieur droit et les modifications seront téléchargées sur le serveur. Il n'est pas nécessaire de définir d'autres paramètres, le système s'en charge automatiquement.

Exportation de documents

Lorsque vous avez terminé de rédiger votre document, cliquez sur l'option "Exporter" dans le coin supérieur droit. .pdf,.doc peut-être .odt Format. Après avoir sélectionné le format, cliquez sur "Télécharger" et le fichier sera enregistré sur votre ordinateur.

Aides à l'IA

Docs dispose de certaines fonctions d'IA intégrées, telles que la génération ou la traduction de texte. Sélectionnez un morceau de texte, cliquez sur l'icône AI dans la barre d'outils et choisissez "Générer" ou "Traduire". Par exemple, si vous tapez "Rédiger une introduction", l'IA génère automatiquement le contenu. Si vous souhaitez traduire, sélectionnez la langue cible et l'IA traduira le texte. Ces fonctions nécessitent une connexion internet.

Mise en place des autorisations

Vous souhaitez contrôler qui peut voir ou modifier un document ? Sur la page du document, cliquez sur le bouton "Partager". docs vous permet de définir trois autorisations : lecture seule, modifiable et invisible. Saisissez l'adresse électronique du collaborateur, sélectionnez les autorisations et cliquez sur "Confirmer". Une fois les autorisations définies, seules les personnes invitées pourront accéder au document.

Construire un Wiki

Docs vous permet d'organiser vos documents en wikis en cliquant sur l'option "Wiki" dans le menu de gauche et en sélectionnant "Nouveau wiki". Faites glisser des documents existants ou écrivez de nouveaux contenus directement dans le wiki. Lorsque vous avez terminé, les membres de l'équipe peuvent consulter la base de connaissances via le wiki.

mise en garde

• Docs utilise Minio comme service de stockage par défaut. Si vous souhaitez utiliser un autre service de stockage S3 (par exemple AWS), vous devez modifier le fichier de configuration. Voir la page officielle installation.md Documentation.
• Les exécutions locales sont destinées à des fins de test uniquement et ne peuvent pas être utilisées directement dans des environnements de production. Le déploiement en production nécessite une configuration supplémentaire, telle que la mise en place de HTTPS.

Ces étapes vous permettront d'installer et d'utiliser facilement Docs, qui est encore en cours d'élaboration mais qui répond déjà aux besoins de base en matière de gestion de notes et de documents.

scénario d'application

1. Gestion de projet en équipe
   Les membres de l'équipe utilisent Docs pour enregistrer l'avancement du projet et mettre à jour le statut des tâches en temps réel. Tout le monde peut voir le contenu le plus récent et éviter que les informations ne soient désynchronisées.
2. Organisation des connaissances personnelles
   Les étudiants et les chercheurs utilisent Docs pour prendre des notes et organiser les informations. La prise en charge de l'exportation facilite la transformation de vos notes en un document ou un rapport.
3. Télétravail
   Les équipes distribuées utilisent Docs pour rédiger des documents et définir des autorisations afin que seules les personnes concernées puissent voir le contenu sensible, de manière sécurisée et efficace.

QA

1. Les documents sont-ils gratuits ?
   Oui, Docs est entièrement open source et le code est publié sous la licence MIT. Tout le monde peut le télécharger et l'utiliser gratuitement.
2. Ai-je besoin de connaissances en programmation pour l'utiliser ?
   Pas nécessaire. Les utilisateurs réguliers peuvent utiliser les fonctionnalités de base de Docs en suivant les étapes d'installation. Ceux qui savent programmer peuvent modifier le code pour ajouter des fonctionnalités eux-mêmes.
3. Prend-il en charge les téléphones mobiles ?
   Docs est actuellement disponible sur le web et dans les navigateurs mobiles, mais il n'y a pas d'application mobile dédiée, qui pourrait être développée à l'avenir.